人材育成や生産性の向上など、さまざまな目的を実現するために欠かせない「フィードバック」。日頃から部下に行っているものの、「やり方が合っているのかわからない」「より効果的な方法はないのだろうか」と悩んでいる人もいるかもしれません。
フィードバックは、伝え方はもちろん相手の状況や環境なども配慮したうえで適切な方法を取ることが重要です。
今回は、フィードバックのやり方について徹底解説します。期待される効果や注意点なども併せて紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
【 目 次 】
フィードバックとは？
まずは、フィードバックがどのような意味を持っているのかみていきましょう。フィードバックとは、業務に対しての評価を本人へ伝えることです。上司から部下に行うのが一般的ですが、クライアントから受託者、顧客から生産者間で行われることもあります。
どの場合でも、今後の取り組みに活かすためのものであるという認識のもとで行うことが大切です。
フィードバックのやり方は主に2種類
フィードバックには、大きく分けて以下の2種類があります。
ポジティブフィードバック
ネガティブフィードバック
上記を順に詳しく解説します。
ポジティブフィードバック
グロービス経営大学院によると、ポジティブフィードバックは評価を受ける側の意欲・能力が良い方向へ増幅する、または評価を受ける側にとって望ましい内容を指すものだとされています。
たとえば「作成してくれた資料、とてもわかりやすくてよかったよ」というように、相手に対し肯定的な言葉で評価を行うことです。これは、相手方の自己肯定感や意欲の向上につながります。ただ、褒めることで相手方が現状に満足してしまうケースもあるので注意が必要です。
ネガティブフィードバック
厳しい内容を伝えることにより、成長促進を図るものです。たとえば「あの言い方だと全然伝わらないから、もっと○○した方がいいよ」といった伝え方になります。
自身の課題や改善点を簡潔に理解できるというメリットはありますが、受け取り手によっては自身喪失や意欲低下につながる可能性があります。フィードバックのやり方は、相手の性格や状況などを加味したうえで適切に選択しましょう。
代表的なフィードバックモデルと具体例
上記で紹介したフィードバックの手法は単体で使ってもよいですが、実際には組み合わせて使うことが多いです。
ここでは、代表的なフィードバックモデルと具体例を紹介します。
サンドウィッチ型
ネガティブな内容をポジティブな内容で挟みこんで伝える方法です。最初も最後も肯定的な内容で終了するため、受け取り側の自尊心を傷つけることなくフィードバックを行えます。
ただ、中間部分が指摘内容であるため、課題や改善点の内容が相手方に残りづらいという欠点があります。
具体例
「この間の会議資料、データを使いながら簡潔にまとめられていてとても良かったよ。みんなからもわかりやすいって好評だったんだ。」（ポジティブ）
「ただ、事前の資料提出が少しギリギリだったね。確認がギリギリになってしまうと間違いがあっても訂正する時間をとれないから、もう少し早めに提出してもらえると助かるな。」（ネガティブ）
「でも、資料は本当にとても見やすくてわかりやすかったよ。これからも期待しているね！」（ポジティブ）SBI型
Situation（状況）→Behavior（行動）→Impact（影響）の順に話す方法です。物事の原因から結果まで一連の流れで伝えるため、内容を理解してもらいやすいとされています。
指摘を行う場合にSBI型を使うと「怒られている」と感じて委縮してしまう可能性もあるので注意が必要です。
具体例
「この間、会議資料をまとめてくれたよね？」（状況）
「資料の出来はとくに問題なかったんだけどさ、資料を提出してくれたのが結構ギリギリだったでしょう？」（行動）
「今回はとくに問題なかったからよかったんだけど、もし間違っている部分があって修正が必要な場合だと会議に間に合わなくなってしまう可能性もあるから、次回からはもう少し早めにお願いね」（影響）ペンドルトン型
相手と話し合いながら改善点まで一緒に考える方法です。以下の順で話を進めていきます。
話し合う物事の確認
良かった点を伝える
課題を聞き出す
次回以降の行動計画
まとめ
まず、話し合う物事を提示し良かった点を伝えます。その後、改善した方がよいと思った点があるかどうか相手に聞いてみましょう。
「もっと○○すればよかった」という課題が出てきたら、解決のためにどのような行動を取るかという「行動計画」を一緒に考えます。
話を進めていく際、必要であれば解決につながるヒントなどを提示してあげるとよいでしょう。次回以降の行動計画を考えられたら、最後に話し合いのまとめを簡潔に伝えて終了となります。
具体例
上司「この間作ってくれた会議資料のことなんだけど」（フィードバックしたい物事の確認）
上司「データを上手に活用してまとめられていて、とてもよかったよ！周りからも好評でした」（良かった点を伝える）
「今回の件で、もう少しこうすればよかったなと思った点はある？」（課題を聞き出す）
部下「予定よりも提出が遅くなってしまったのがよくなかったと思っています」
上司「たしかにそうだね。次からはどうしていこうとか何か考えていることはある？」（行動計画を聞き出す）
部下「余裕を持った予定を立てて、遅くとも3日前までには提出できるようにさせていただきます！」
上司「そうだね！これからはもう少し余裕を持って行動してみようか。会議資料も、3日前までに提出してもらえたらとても助かるな。これからも期待しているね。」（まとめ）フィードバックで期待できる3つの効果
フィードバックは、人材育成を行ううえで大切な要素のひとつに位置づけられています。では、実際にどのような効果を期待できるのでしょうか。
１．モチベーションの維持・向上
第一に、部下のモチベーションの維持・向上が挙げられます。フィードバックは、部下にしっかりと向き合わなければできないことです。そのためフィードバックを受けられるだけでも、「しっかり見てもらえているのだ」とうれしい気持ちになります。
また、フィードバック時にネガティブな面だけでなく良い面も評価することで「もっと成果を出せるようにがんばろう」という気持ちが出てきます。
そのため定期的にフィードバックの機会を設ければ、部下はいつまでも高いモチベーションを維持し続けられるのです。
２．生産性の向上
フィードバックは、自身では気づけない現状の課題・改善策を把握できる良い機会です。フィードバックを繰り返すことによって部下の行動や考え方もよりよいものに近づけられます。
仕事の取り組み方なども良い方向に変わっていくため、自然と生産性の向上につながります。
３．目標達成率の上昇
チーム内で売上などの目標が決まっているケースで、いくらがんばっていたとしても努力の方向性が間違っていれば目標達成はできません。
個々の認識を正しい方向に修正するためには、話し合いの場が必要になってきます。このようなときにフィードバックが定期的にあれば、認識のすり合わせを簡単に行えます。
フィードバックによって正しい方向性で適切なアプローチを掛けられるようになり、結果的に目標達成率の上昇につながるのです。
フィードバックを行う際の注意点
フィードバックは、いつでもどこでも伝えればよいというものでありません。状況や場所、伝え方など注意すべきことはたくさんあります。
ここからは、フィードバックを行う際の3つの注意点を紹介します。
1on1ミーティングで行う
フィードバックは、1on1ミーティングにて行うのがおすすめです。1on1ミーティングは有名企業も導入し始めている手法で、1対1になれる環境で話し合うことを指します。
大勢の前でフィードバックを行うと受け取り側が恥ずかしい気持ちになったり、傷ついたりする可能性がありますが、1on1ミーティングなら1対1なので内容を他人に聞かれる心配がありません。
そのため、相手を傷つけてしまうリスクを減らせます。事前に部下と日程調整を行い、1対1になれる環境にて実施しましょう。
人格否定にならないように注意する
フィードバック時には、客観的な事実のみに対し評価することが大切です。
悪い点を指摘する際に「あなたの性格が○○だからだめなんだよ」といったように、相手の人柄や性格などを否定してはいけません。
パワーハラスメントやモラルハラスメントにあたる可能性があるのはもちろん、相手側の自尊心やモチベーションの低下につながる可能性があるからです。
客観的な事実をもとに「○○な部分は○○だから、次からは～～のようにしてほしい」といった形で伝えましょう。
具体的かつ論理的に説明する
フィードバックは、受け取り手がしっかりと現状の課題や改善策を把握し今後に活かせるようにする必要があります。そのため、伝える際は具体的かつ論理的に話すことが大切です。
たとえば「資料はもう少し簡潔にまとめてください」というのではなく、「まとめてもらった資料なのだけど、○○の部分が伝わりにくいから○○の部分を削ると簡潔になって分かりやすくなると思うよ」といったように、改善した方がよい部分を理由とともに説明し改善するための具体的な方法まで論理的に提示しましょう。
まとめ
今回は、フィードバックのやり方について詳しく解説しました。フィードバックは、部下のモチベーションや生産性の向上、目標達成率の上昇につながる大切なものです。やり方は大きく分けて2種類にわかれており、場面や状況などに応じて使い分ける必要があります。
今回紹介した具体例をもとに、相手に応じた適切な方法でフィードバックを行ってみてください。
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